Nhân sự nghỉ việc không chỉ là một vấn đề của phòng Nhân sự. Trong quản trị vận hành doanh nghiệp, mỗi trường hợp nghỉ việc đều có thể kéo theo hàng loạt hệ quả: gián đoạn công việc, thất thoát tri thức, tăng áp lực cho người ở lại, phát sinh chi phí tuyển dụng – đào tạo và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ khách hàng.

Khi một nhân viên nộp đơn xin nghỉ, câu hỏi thường được đặt ra là: Họ nghỉ việc vì cơ chế, chính sách của công ty hay vì người quản lý trực tiếp?

Câu trả lời hiếm khi chỉ nằm ở một phía. Nhân viên có thể rời đi vì thu nhập, nội dung công việc, hoàn cảnh cá nhân hoặc một cơ hội hấp dẫn hơn trên thị trường. Tuy nhiên, trải nghiệm hằng ngày với người quản lý trực tiếp có thể khiến quyết định ấy đến nhanh hơn - hoặc được nhận diện và tháo gỡ kịp thời.

Nghỉ việc thường là kết quả của nhiều yếu tố tích lũy. Nhưng, chúng tôi có thể phân loại nguyên nhân nghỉ việc thành ba nhóm lớn, cụ thể như sau:

1. Nhóm nguyên nhân từ cá nhân và môi trường bên ngoài

Nhóm này bao gồm hoàn cảnh gia đình, độ tuổi, trách nhiệm chăm sóc người thân, định hướng nghề nghiệp cá nhân và những cơ hội việc làm tốt hơn trên thị trường. Đây là những yếu tố doanh nghiệp khó kiểm soát hoàn toàn. Một nhân viên có thể cần chuyển nơi sinh sống, thay đổi ngành nghề hoặc nhận được một đề nghị phù hợp hơn với mục tiêu dài hạn.

Tuy nhiên, “khó kiểm soát” không có nghĩa là tổ chức hoàn toàn bất lực. Người quản lý vẫn có thể giúp nhân viên nhìn thấy giá trị của việc tiếp tục đồng hành thông qua cơ hội học tập, nhiệm vụ thử thách, môi trường làm việc tích cực và một lộ trình phát triển rõ ràng.

2. Nhóm nguyên nhân từ hệ thống và chính sách của doanh nghiệp

Nhóm này bao gồm: Chế độ lương, thưởng và phúc lợi; Cơ hội thăng tiến; Thiết kế công việc; Cơ cấu tổ chức; Khối lượng công việc; Quy trình đánh giá và ghi nhận; Mức độ công bằng trong phân bổ quyền lợi và cơ hội. Đây là những yếu tố cần được giải quyết ở cấp độ tổ chức. Một trưởng phòng khó có thể tự quyết định toàn bộ chính sách lương hoặc thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, người quản lý trực tiếp lại giữ vai trò rất quan trọng trong việc chuyển hóa chính sách thành trải nghiệm thực tế.

Cùng một chính sách, nhưng một người quản lý biết giải thích sẽ tạo ra sự thấu hiểu; một người quản lý thiếu minh bạch có thể tạo ra cảm giác bất công. Cùng một mức thu nhập, nhưng nhân viên được ghi nhận, học hỏi và nhìn thấy tương lai sẽ có trải nghiệm khác với người liên tục bị bỏ quên hoặc chỉ được nhắc đến khi có sai sót.

3. Nhóm nguyên nhân từ trải nghiệm với người quản lý và đội ngũ

Đây là nhóm mà cán bộ quản lý có khả năng tác động trực tiếp nhất, bao gồm: Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên; Vai trò, mục tiêu và trách nhiệm không rõ ràng; Quá tải hoặc xung đột công việc; Thiếu phản hồi và ghi nhận; Không được trao quyền; Không nhìn thấy cơ hội phát triển; Xung đột hoặc thiếu gắn kết trong đội ngũ; Cảm nhận thiếu công bằng trong đánh giá và phân bổ cơ hội.

Nhân viên không chỉ trải nghiệm doanh nghiệp thông qua các văn bản, quy chế hay thông điệp của ban lãnh đạo. Họ trải nghiệm doanh nghiệp mỗi ngày thông qua cách người quản lý giao việc, lắng nghe, phản hồi, giải quyết mâu thuẫn và đối xử với từng thành viên.

Những nguyên nhân nào có thể xuất phát từ cán bộ quản lý?

1. Căng thẳng do vai trò không rõ ràng

Nhân viên dễ rơi vào căng thẳng khi không biết chính xác mình chịu trách nhiệm về điều gì, ưu tiên nào quan trọng nhất hoặc ai là người có quyền quyết định cuối cùng.

Tình trạng này thường xuất hiện khi quản lý: Giao việc thiếu mục tiêu và tiêu chuẩn; Thay đổi ưu tiên liên tục; Phân công chồng chéo; Đưa ra yêu cầu nhưng không trao đủ quyền hạn; Không xử lý xung đột trách nhiệm giữa các cá nhân hoặc bộ phận. Khi sự mơ hồ kéo dài, nhân viên không chỉ mệt vì khối lượng công việc mà còn mệt vì phải liên tục đoán xem mình nên làm gì.

2. Nội dung công việc thiếu cơ hội phát triển

Một nhân viên có năng lực nhưng liên tục được giao những công việc lặp lại, ít thử thách hoặc không có quyền tự chủ sẽ dần mất động lực.

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể thăng chức ngay cho nhân viên. Nhưng người quản lý có thể tạo cơ hội phát triển thông qua: Giao nhiệm vụ mới; Luân chuyển vai trò trong nhóm; Tham gia dự án liên phòng ban; Trao quyền xử lý trọn vẹn một đầu việc; Giao nhiệm vụ hướng dẫn nhân viên mới; Cho phép thử nghiệm phương pháp làm việc phù hợp.

3. Thiếu phản hồi và ghi nhận

Nhiều nhân viên chỉ được người quản lý gọi trao đổi khi mắc lỗi. Khi làm tốt, họ nhận được rất ít phản hồi vì kết quả ấy bị xem là điều đương nhiên.

Sự im lặng kéo dài khiến nhân viên không biết: Mình đang làm tốt điều gì; Điều gì cần tiếp tục duy trì; Điểm nào cần cải thiện; Mình có đang tiến bộ hay không; Đóng góp của mình có được nhìn nhận hay không. Phản hồi hiệu quả không nhất thiết phải là một cuộc họp dài. Một nhận xét cụ thể, đúng thời điểm và gắn với hành vi thực tế có thể tạo ra tác động rất lớn.

4. Mối quan hệ thiếu tin cậy với người quản lý

Nhân viên khó gắn bó lâu dài khi họ cảm thấy người quản lý: Thiên vị; Kiểm soát quá mức; Không giữ lời; Né tránh trách nhiệm; Nhận thành tích về mình nhưng đẩy lỗi xuống nhân viên; Không bảo vệ đội ngũ khi có vấn đề; Không lắng nghe ý kiến khác biệt. Tiền lương có thể là lý do được ghi trong đơn nghỉ việc, nhưng sự mất niềm tin thường là quá trình đã diễn ra từ trước đó.

5. Xung đột và môi trường đội nhóm tiêu cực

Người quản lý không thể yêu cầu mọi thành viên phải yêu quý nhau. Tuy nhiên, họ có trách nhiệm xây dựng nguyên tắc phối hợp, xử lý hành vi thiếu tôn trọng và không để mâu thuẫn âm thầm phá vỡ đội ngũ. Một môi trường cạnh tranh thiếu lành mạnh, đổ lỗi hoặc dung túng cho hành vi tiêu cực có thể khiến người có năng lực lựa chọn rời đi trước.

Năm giải pháp người quản lý có thể thực hiện ngay

1. Thực hiện “stay interview” thay vì chỉ phỏng vấn khi nhân viên nghỉ việc

Nhiều doanh nghiệp chỉ hỏi nguyên nhân khi nhân viên đã nộp đơn. Khi đó, khả năng thay đổi quyết định thường không còn nhiều.

Người quản lý nên chủ động trao đổi định kỳ với nhân viên để trao đổi không phải nhằm giữ người bằng mọi giá, mà để phát hiện sớm những vấn đề có thể xử lý.

2. Làm rõ mục tiêu, vai trò và quyền hạn

Khi giao việc, quản lý cần làm rõ: Kết quả cần đạt được; Thời hạn hoàn thành; Tiêu chuẩn chất lượng; Mức độ ưu tiên; Phạm vi nhân viên được tự quyết và những trường hợp cần báo cáo hoặc xin ý kiến. Sự rõ ràng giúp giảm căng thẳng, hạn chế xung đột và tạo điều kiện để nhân viên chủ động hơn.

3. Rà soát khối lượng và cách phân bổ công việc

Quá tải không chỉ đến từ quá nhiều việc. Nó còn đến từ: Quá nhiều việc khẩn cấp cùng lúc; Công việc bị thay đổi liên tục; Quy trình phối hợp thiếu hiệu quả; Một số người phải gánh phần việc của những thành viên khác; Nhân viên bị yêu cầu chịu trách nhiệm nhưng không có đủ nguồn lực. Người quản lý cần thường xuyên xem xét công việc nào nên tiếp tục, công việc nào có thể giao lại, đơn giản hóa hoặc dừng thực hiện.

4. Phản hồi và ghi nhận thường xuyên

Phản hồi nên được thực hiện gần với thời điểm hành vi diễn ra, tập trung vào tình huống cụ thể và chỉ rõ hành động cần tiếp tục hoặc điều chỉnh. Ghi nhận cũng không nên chỉ dành cho kết quả cuối cùng. Người quản lý có thể ghi nhận: Sự tiến bộ; Tinh thần hỗ trợ đồng đội; Khả năng chủ động; Việc giữ đúng cam kết; Nỗ lực giải quyết một vấn đề khó và những hành vi phù hợp với giá trị của tổ chức.

5. Cùng nhân viên xây dựng định hướng phát triển

Không phải nhân viên nào cũng cần một chức danh mới ngay lập tức. Nhưng họ cần biết mình đang phát triển theo hướng nào.

Người quản lý nên cùng nhân viên xác định: Năng lực hiện tại; Khoảng cách cần cải thiện; Kỹ năng cần ưu tiên; Nhiệm vụ hoặc dự án có thể giúp rèn luyện và tiêu chí để được giao trách nhiệm lớn hơn. Khi nhân viên nhìn thấy một tương lai có thể đạt được trong tổ chức, họ có thêm lý do để tiếp tục đồng hành.

Vậy nhân viên nghỉ việc vì công ty hay vì người quản lý?

Câu trả lời chính xác hơn là: nhân viên có thể nghỉ việc vì nhiều nguyên nhân, nhưng người quản lý trực tiếp thường là người làm cho những nguyên nhân ấy trở nên nghiêm trọng hơn - hoặc được tháo gỡ kịp thời.

Công ty xây dựng chính sách, cơ cấu và hệ thống vận hành. Người quản lý là người đưa những yếu tố đó vào trải nghiệm hằng ngày của nhân viên. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ theo dõi tỷ lệ nghỉ việc chung. Cần phân tích thêm theo phòng ban, đơn vị, cấp quản lý trực tiếp, nhóm nhân sự chủ chốt và thời gian làm việc. Khi một bộ phận liên tục mất người giỏi, đó có thể không còn là vấn đề tuyển dụng. Đó có thể là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp cần xem lại năng lực quản lý và chất lượng vận hành của chính đơn vị đó. Muốn giữ người, đừng chờ đến buổi phỏng vấn nghỉ việc mới hỏi điều gì khiến họ muốn ra đi.

“90 giây Quản lý thực chiến” – Đồng hành cùng nhà quản lý từ những vấn đề thực tế

Chủ đề “Nhân viên nghỉ việc vì công ty hay vì người quản lý?” được tiếp tục chia sẻ trong Video 5 thuộc chuỗi chương trình “90 giây Quản lý thực chiến” do Lead-UP Academy sáng lập và chủ trì triển khai.

Trong chuỗi chương trình này, Chuyên gia Phạm Tô Hoài – Nhà sáng lập Lead-UP Academy trực tiếp phân tích những tình huống thường gặp trong quản trị doanh nghiệp và đề xuất các hành động ngắn gọn, thực tế, có thể áp dụng ngay tại nơi làm việc.

Đồng hành cùng chuyên gia là Team Media của Lead-UP Academy, phụ trách quá trình sản xuất và lan tỏa nội dung để mỗi video không chỉ truyền tải một thông điệp quản trị, mà còn mở ra những câu hỏi cần thiết cho đội ngũ lãnh đạo và quản lý:

• Người quản lý đang tạo động lực hay vô tình làm nhân viên mất động lực?
• Các dấu hiệu bất thường của nhân viên đã được nhận diện đủ sớm chưa?
• Doanh nghiệp đang giữ người bằng chính sách hay bằng trải nghiệm làm việc thực tế?
• Đội ngũ quản lý đã được trang bị đầy đủ năng lực để phát triển và giữ chân nhân tài chưa?

Thông qua chuỗi “90 giây Quản lý thực chiến”, Lead-UP Academy mong muốn cùng doanh nghiệp nhìn lại những vấn đề tưởng như nhỏ trong vận hành hằng ngày, nhưng có thể tạo ra ảnh hưởng lớn đến hiệu suất, sự gắn kết và khả năng phát triển bền vững của tổ chức.

---

Lead-UP Academy | Learn to Act – Act to Lead