Trong nhiều năm, KPI đã trở thành một khái niệm quen thuộc trong quản trị doanh nghiệp. Gần như tổ chức nào cũng có KPI, phòng ban nào cũng có chỉ tiêu, cá nhân nào cũng được “giao số”. Tuy nhiên, bước sang thời kỳ số – nơi dữ liệu, công nghệ và AI làm thay đổi cách vận hành – ngày càng nhiều doanh nghiệp rơi vào một nghịch lý: KPI thì rất nhiều, nhưng hiệu suất thực sự lại không cải thiện tương xứng.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu KPI, mà nằm ở cách KPI đang được thiết kế và sử dụng.

KPI truyền thống: đo được, nhưng chưa chắc dẫn dắt được hành vi

KPI truyền thống thường được xây dựng xoay quanh các chỉ số đầu ra: doanh thu, sản lượng, số hợp đồng, tỷ lệ hoàn thành công việc. Cách tiếp cận này có ưu điểm là rõ ràng, dễ đo lường và thuận tiện cho việc đánh giá – khen thưởng.

Tuy nhiên, trong thực tế tư vấn, chúng tôi gặp rất nhiều “nỗi đau KPI” quen thuộc:

• Nhân sự chạy KPI nhưng né trách nhiệm dài hạn
• Phòng ban đạt KPI riêng nhưng kết quả chung lại kém
• KPI khiến con người phòng thủ, đối phó, hơn là chủ động cải tiến
• Báo cáo đẹp nhưng vấn đề cốt lõi không được giải quyết

Khi KPI chỉ trả lời câu hỏi “anh đã đạt chỉ tiêu chưa?” mà không trả lời được “anh đã tạo ra giá trị gì?”, KPI rất dễ trở thành công cụ đo cho có, thay vì dẫn dắt hiệu suất.

Thời kỳ số đòi hỏi một cách nhìn khác về hiệu suất

Trong môi trường số, hiệu suất không còn chỉ nằm ở kết quả cuối cùng, mà nằm ở tốc độ phản ứng, khả năng học hỏi, mức độ phối hợp và chất lượng ra quyết định. Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, hành vi khách hàng thay đổi nhanh, và AI tham gia ngày càng sâu vào vận hành.

Nếu vẫn giữ cách xây KPI cứng nhắc, tách rời bối cảnh và không cập nhật theo chu kỳ ngắn, doanh nghiệp sẽ gặp ba vấn đề lớn:

1. KPI đi sau thực tế vận hành
2. Nhân sự không thấy mối liên hệ giữa nỗ lực hằng ngày và mục tiêu lớn
3. Lãnh đạo mất vai trò dẫn dắt, chỉ còn vai trò kiểm soát

Đây là lúc nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm đến OKR – nhưng lại áp dụng chưa đúng cách.

OKR không thay thế KPI – mà bổ sung cho KPI

Một sai lầm phổ biến là xem OKR như “phiên bản mới” để thay thế hoàn toàn KPI. Trên thực tế, OKR và KPI phục vụ hai mục tiêu khác nhau.

• KPI giúp doanh nghiệp đảm bảo vận hành ổn định, đo lường hiệu quả các hoạt động cốt lõi.
• OKR giúp tổ chức tạo đột phá, định hướng ưu tiên, khuyến khích thử nghiệm và học hỏi.

Vấn đề không phải là chọn KPI hay OKR, mà là kết hợp chúng một cách có chủ đích.

Kết hợp OKR – KPI để quản trị hiệu suất tạo động lực

Trong các dự án tư vấn, chúng tôi thường khuyến nghị mô hình kết hợp theo nguyên tắc sau:

• KPI trả lời câu hỏi: “Chúng ta phải duy trì điều gì?”
  → Doanh thu, chất lượng dịch vụ, tuân thủ quy trình, hiệu suất vận hành.
• OKR trả lời câu hỏi: “Chúng ta cần thay đổi hoặc bứt phá điều gì?”
  → Cải thiện trải nghiệm khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý, ứng dụng công nghệ, nâng cao năng lực đội ngũ.

Khi KPI tạo nền ổn định và OKR tạo hướng phát triển, nhân sự sẽ:

• Hiểu rõ việc gì là bắt buộc, việc gì là ưu tiên
• Có không gian thử nghiệm mà không sợ “trượt KPI”
• Gắn nỗ lực cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức

Quan trọng hơn, lãnh đạo chuyển vai từ người chấm điểm sang người dẫn dắt hiệu suất.

Quản trị hiệu suất thời kỳ số không chỉ là chỉ số

Cuối cùng, cần nhìn nhận một cách thẳng thắn: không có hệ thống KPI – OKR nào hiệu quả nếu tư duy quản trị không thay đổi. Công nghệ có thể giúp đo nhanh hơn, AI có thể hỗ trợ phân tích sâu hơn, nhưng hiệu suất chỉ thực sự được cải thiện khi:

• Mục tiêu rõ ràng và có ưu tiên
• Đo lường gắn với giá trị tạo ra, không chỉ con số
• Phản hồi diễn ra liên tục, không chờ đến cuối kỳ
• Lãnh đạo coi quản trị hiệu suất là công cụ phát triển con người, không phải công cụ gây áp lực

Trong thời kỳ số, quản trị hiệu suất không còn là câu chuyện “giao KPI – cuối năm đánh giá”. Đó là một quá trình liên tục giúp tổ chức học nhanh hơn, phối hợp tốt hơn và tạo ra kết quả bền vững hơn.

Lead-UP Academy | Learn to Act – Act to Lead