2025 là một năm đặc biệt. Không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) vẫn duy trì được hoạt động, thậm chí có tăng trưởng nhất định, nhưng cảm giác chung của nhiều lãnh đạo lại là mệt mỏi, căng thẳng và thiếu nhẹ nhàng trong vận hành. Điều đáng suy ngẫm là sự mệt mỏi đó không tỷ lệ thuận với hiệu quả đạt được.

Qua quá trình làm việc và tư vấn cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa ở các ngành khác nhau, chúng tôi nhận thấy một điểm chung: vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu nỗ lực hay thiếu năng lực, mà nằm ở những lỗi vận hành quen thuộc, lặp đi lặp lại trong nhiều năm nhưng chưa được xử lý tận gốc. Năm 2025 chỉ đơn giản là thời điểm những lỗi đó bộc lộ rõ ràng hơn và trở nên cấp bách hơn.

1. Mục tiêu nhiều nhưng thiếu trọng tâm

Nhiều doanh nghiệp bước vào 2025 với rất nhiều mục tiêu: tăng trưởng, chuyển đổi số, tối ưu chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng, phát triển đội ngũ… Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ các mục tiêu này không được ưu tiên rõ ràng, thậm chí mâu thuẫn với nhau trong quá trình triển khai.

Khi mọi thứ đều được coi là “quan trọng”, đội ngũ buộc phải chạy theo tất cả. Kết quả là làm rất nhiều việc, nhưng không có việc nào đủ sâu để tạo ra thay đổi thực chất. Vận hành vì thế trở nên nặng nề, còn hiệu quả thì phân tán.

2. Quy trình tồn tại trên giấy, không tồn tại trong thực tế

Một lỗi vận hành phổ biến khác là quy trình có đầy đủ trên tài liệu, nhưng lại không thực sự sống trong công việc hằng ngày. Nhân sự xử lý công việc dựa vào thói quen, kinh nghiệm cá nhân hoặc “làm theo cách cũ”, trong khi quy trình chỉ được dùng khi có kiểm tra hoặc đánh giá.

Khi quy trình không được tuân thủ một cách nhất quán, mọi sai sót đều phải quay lại xử lý thủ công. Điều này làm tăng khối lượng công việc cho quản lý, kéo dài thời gian xử lý và khiến hệ thống phụ thuộc vào con người thay vì vận hành bằng chuẩn mực.

3. Quyết định bị dồn lên lãnh đạo

Ở nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo trở thành “điểm xử lý cuối cùng” cho hầu hết các vấn đề: từ chiến lược đến những việc rất nhỏ trong vận hành. Điều này khiến lãnh đạo quá tải, trong khi đội ngũ quản lý cấp trung dần trở nên thụ động.

Khi mọi quyết định đều phải chờ phê duyệt từ trên, tổ chức sẽ phản ứng chậm, bỏ lỡ cơ hội và tiêu hao rất nhiều năng lượng cho những việc lẽ ra có thể được giải quyết ở cấp thấp hơn. Đây là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp càng mở rộng thì càng mệt.

4. Phối hợp nội bộ rời rạc

2025 cũng cho thấy rõ những điểm nghẽn trong phối hợp giữa các phòng ban. Mỗi bộ phận tối ưu theo mục tiêu riêng, nhưng thiếu cơ chế phối hợp hiệu quả. Hệ quả là công việc bị đẩy qua đẩy lại, trách nhiệm không rõ ràng, còn kết quả cuối cùng thì không bộ phận nào thực sự chịu trách nhiệm đến cùng.

Sự rời rạc này không chỉ làm chậm tiến độ, mà còn tạo ra xung đột nội bộ, làm suy giảm tinh thần hợp tác và niềm tin giữa các nhóm.

5. Đo lường hiệu quả mang tính cảm tính

Không ít doanh nghiệp vẫn đánh giá hiệu quả dựa nhiều vào cảm nhận cá nhân, báo cáo định tính hoặc kết quả ngắn hạn. Khi thiếu hệ thống đo lường rõ ràng, lãnh đạo khó nhìn thấy nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, còn đội ngũ thì không biết mình cần cải thiện điều gì cụ thể.

Việc đo lường cảm tính khiến tổ chức dễ rơi vào vòng lặp: làm nhiều – họp nhiều – báo cáo nhiều, nhưng không cải thiện được chất lượng vận hành.

Khi sửa sai quan trọng hơn làm thêm

Năm 2025 cho thấy một thực tế rõ ràng: doanh nghiệp không mệt vì làm ít, mà mệt vì làm sai cách trong thời gian dài. Nếu những lỗi vận hành cốt lõi không được nhìn nhận và xử lý, việc tăng tốc trong 2026 chỉ khiến tổ chức tiêu hao nhanh hơn.

Trước khi nói đến tăng trưởng, chuyển đổi hay ứng dụng công nghệ, có lẽ doanh nghiệp cần quay lại câu hỏi nền tảng: hệ thống vận hành hiện tại đang giúp tổ chức nhẹ hơn hay nặng hơn mỗi ngày?

Sửa đúng những lỗi vận hành căn bản chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp bước sang giai đoạn phát triển bền bỉ và hiệu quả hơn.

Lead-UP Academy | Learn to Act – Act to Lead